5 Rzeczy do rozważenia przy wyborze oprogramowania do śledzenia czasu

Jeśli Twoja firma poszukuje rozwiązania do śledzenia czasu, które może pomóc w lepszym monitorowaniu czasu, jaki pracownicy spędzają na określonych zadaniach, z przyjemnością usłyszysz, że istnieje wiele rozwiązań, które mogą pomóc. Niestety, ponieważ istnieje tak wiele usług, znalezienie odpowiedniego narzędzia może być zniechęcające. Czynniki takie jak funkcjonalność zarządzania projektami (PM), nadzór nad pracownikami, dostosowanie i oczywiście cena to kwestie, które wymagają równych i intensywnych badań.

, podzielimy najważniejsze rzeczy, które należy wziąć pod uwagę przy wyborze oprogramowania do śledzenia czasu. Wyjaśnimy szczegółowo każdy czynnik i powiemy ci, czego powinieneś szukać, aby podjąć właściwą decyzję. Pomyślnych łowów!

1 1. PM vs. Pure Play

Oprogramowanie do śledzenia czasu występuje w dwóch różnych wersjach. Możesz kupić narzędzia, które są małymi częściami nadrzędnych pakietów PM, lub możesz kupić oprogramowanie, które robi niewiele więcej niż rejestracja, śledzenie i pomoc w spłacie za przepracowany czas. Narzędzia PM są idealne dla firm świadczących usługi profesjonalne, takich jak udostępnianie plików w chmurze, delegowanie zarządzania zadaniami, analiza projektów, raportowanie wydatków, prognozowanie budżetu, fakturowanie, dokonywanie płatności, śledzenie rozliczanych godzin i prognozowanie przyszłych potrzeb kadrowych. Średniej wielkości duże firmy używają tych narzędzi częściej niż małe firmy i niezależni kontrahenci. W tej kategorii znajdziesz narzędzia takie jak Mavenlink, Wrike i Zoho Projects - z których każde reprezentuje najlepsze na rynku PM, z wbudowanym śledzeniem czasu wysokiej jakości.

Dla freelancerów i firm, które są bardziej zdeterminowane, aby śledzić, kto pracował i kiedy, istnieje inna kategoria oprogramowania do śledzenia czasu, która prawdopodobnie ma większy sens. W tej klasie znajdziesz oprogramowanie, takie jak Hubstaff i nasze arkusze wyboru edytorów TS. Narzędzia te robią niewiele więcej niż pozwalają dodawać i śledzić czas, edytować już zarejestrowany czas, raportować przepracowany czas i nadzorować pracowników. Oba narzędzia wykonują te zadania wyjątkowo dobrze. Niestety, narzędzia do śledzenia czasu odtwarzania nie zapewniają funkcji PM, którą znajdziesz w drugiej kategorii. Oznacza to, że większe firmy, które wymagają narzędzi PM, będą musiały korzystać z narzędzi innych firm, jeśli wybiorą czystą grę śledzącą czas.



2 2. Cena i plany

Rozwiązania do śledzenia czasu gry w czystej postaci są tańsze niż rozwiązania do śledzenia czasu związane z pakietami PM. Arkusze zaczynają się od bezpłatnego planu skierowanego do jednego użytkownika. Ten plan jest idealny dla freelancerów, którzy muszą śledzić czas podczas pracy nad projektami. TSheets ma również plan dla maksymalnie 99 użytkowników, który kosztuje 4 USD za użytkownika miesięcznie, z podstawową opłatą 16 USD miesięcznie. Hubstaff zaczyna się od podstawowego planu 5 USD miesięcznie, który zapewnia dostęp do prostych narzędzi do śledzenia czasu, menedżera harmonogramu płatności dla pracowników, wsparcia 24/7 oraz ustawień użytkownika, którymi można zarządzać indywidualnie dla każdego pracownika. Hubstaff oferuje również plan Premium 9 USD miesięcznie na użytkownika, który obejmuje wszystko, co znajdziesz w planie podstawowym, ale otrzymasz również dostęp do interfejsu programowania aplikacji (API) Hubstaff i podstawowego narzędzia do planowania.

Ponieważ dostajesz o wiele więcej funkcji od narzędzi skoncentrowanych na PM, nic dziwnego, że zapłacisz więcej. Najtańszy plan od Mavenlink, który obejmuje śledzenie czasu, kosztuje 39 USD za użytkownika miesięcznie. Najtańszy plan śledzenia czasu Zoho kosztuje 25 USD miesięcznie dla nieograniczonej liczby użytkowników, ale tylko 20 projektów. Najtańszy plan śledzenia czasu Wrike kosztuje 24, 80 USD za użytkownika miesięcznie.



3 3. Monitorowanie pracowników

Niektóre rozwiązania wykraczają poza to, aby zapewnić, że pracownicy pracują tam, gdzie i kiedy mówią, że są. Niektóre narzędzia, takie jak Hubstaff, rejestrują zrzuty ekranu, gdy pracownicy pracują przez całą dobę, a następnie wysyłają te zrzuty ekranu do menedżerów, zanim pracownikom można przypisać ukończenie zmiany. Narzędzia te mogą także rejestrować dziennik głośności aktywności klawiatury i myszy podczas zmiany. Większość testowanych przez nas narzędzi pozwala monitorować ruchy pracowników za pomocą śledzenia GPS podczas korzystania z aplikacji mobilnych tego narzędzia, a niektóre pozwalają wymagać od użytkowników zrobienia selfie po przybyciu lub opuszczeniu lokalizacji.

Jeśli potrzebujesz tego poziomu (przerażającego) nadzoru, twoje pole będzie wąskie. Nie zawsze narzędzie do śledzenia oferuje to jako wbudowaną funkcję, a narzędzia oparte na PM zwykle nie oferują tej funkcji. Zanim zaczniesz wypróbowywać produkty, zapytaj każdego sprzedawcę, czy to oferuje.



4 4. Pola niestandardowe

Większość narzędzi opiera się całkowicie na czasie śledzenia. Jednak niektóre narzędzia umożliwiają uwzględnienie dodatkowych zestawów danych dla firm i osób, które mogą być bardziej skoncentrowane na produkcji niż na czasie trwania. Jest to szczególnie przydatne w przypadku usług budowlanych, transportowych i produkcyjnych, które są tak samo skłonne do mierzenia według stworzonych konstrukcji, przebytych odległości i przedmiotów wyprodukowanych w godzinach pracy. Na przykład TSheets pozwala zbudować sześć w pełni konfigurowalnych pól, które można dodawać jako monit dla każdego wyrejestrowania. Jeśli prowadzisz firmę budowlaną, możesz poprosić o pytanie: „Czy zdarzył się incydent? Tak czy nie”. Jeśli pracownicy nie odpowiedzą, nie będą mogli się wyrejestrować. Możesz też zapytać kierowców ciężarówek, ile mil właśnie przejechali. Te pola zostaną następnie włączone do raportów, aby dać bardziej wymiarowy obraz tego, jak praca jest wykonywana, jak produktywne są zespoły i wszelkie inne istotne dane w miejscu pracy, które mogą być potrzebne do stworzenia pełnego obrazu dnia pracy lub zmiany.

Chociaż Wrike nie zapewnia takiego samego zaawansowanego śledzenia jak arkusze TS, nadal będziesz mógł zbierać ważne dane od pracowników na początku i na końcu zmian. Wrike pozwala dodawać niestandardowe pola do okienka zadań, dzięki czemu po przejrzeniu raportów będziesz mógł zobaczyć takie rzeczy, jak „rozliczalność”, incydenty pracy, przebieg itp. Niestety te elementy pojawią się w twoim ogólny widok zadania z poziomu konsoli PM, ale dane nie pojawią się w raportach wprowadzania czasu.

Jeśli Twoja firma jest bardziej skłonna do mierzenia produkcji niż roboczogodzin, to rozwiązanie z niestandardowymi polami może być dla Ciebie lepsze. Zapytaj swojego dostawcę, jakie dostosowania oferują, a także jak uwzględniają te dostosowania w raportach.



5 5. Integracje i rozszerzenia

Największą korzyścią Zoho Projects jest dostęp do ekosystemu oprogramowania Zoho, który obejmuje zarządzanie relacjami z klientami (CRM), marketing e-mailowy oraz oprogramowanie i narzędzia do zarządzania zasobami ludzkimi (HR). Możesz łatwo przekształcić te produkty w kompleksowe rozwiązanie, które przesyła dane między sobą bez jakiejkolwiek ręcznej interwencji. Jest to doskonałe rozwiązanie do przetwarzania płatności, obsługi projektów, fakturowania i prawie wszystkiego, co łączy czas pracy z danymi wyświetlanymi w innym oprogramowaniu.

Zapytaj dostawców, czy integrują się z narzędziami innych firm. Jeśli podoba ci się dwóch dostawców w jednakowy sposób, ale jeden oferuje więcej takich organicznych integracji niż drugi, powinieneś wybrać ten pierwszy. Pamiętaj: większość rozwiązań do śledzenia czasu oferuje otwarty interfejs programowania aplikacji (API), co oznacza, że ​​wewnętrzny zespół programistów może tworzyć integracje z innymi otwartymi narzędziami API. Jeśli jednak prowadzisz małą firmę lub po prostu nie masz wewnętrznych umiejętności technicznych, prawdopodobnie będziesz potrzebować tych integracji, aby dostarczyć je organicznie za pośrednictwem dostawcy.