Zorganizuj się: jak nadrobić zaległości w raportach wydatków przed końcem roku

Zbliża się koniec roku. Pracujesz cicho przy biurku, gdy przychodzi nowy e-mail z działu księgowości. Dysząc głośno na linii tematu, wszyscy twoi współpracownicy odwracają się, aby zobaczyć, co jest nie tak. Twoje policzki się rumieni, gdy przyznajesz, że do tej chwili całkowicie zapomniałeś złożyć raport z wydatków. Wiadomość e-mail mówi, że termin jest dzisiaj. Ciepło z twoich policzków zmienia się w uczucie przerażenia, które spływa ci po klatce piersiowej do jamy brzusznej. Twoja firma jest ci winna kilkaset dolarów i o tej porze roku naprawdę możesz z niej skorzystać. Nie panikuj! Te proste kroki mogą pomóc ci uzyskać kontrolę nad wydatkami.

Niektóre organizacje bardzo łatwo przesyłają raporty wydatków, nawet jeśli się spóźniają. Na przykład posiadanie firmowych kart kredytowych powiązanych z systemem raportowania wydatków ogromnie pomaga, ale nie każdy ma taki luksus. Weźcie więc głęboki oddech i postępujcie zgodnie z tymi krokami, aby jak najszybciej otrzymać raporty dotyczące zaległych wydatków.

Należy zauważyć, że znaczna część tego artykułu dotyczy również osób prowadzących działalność na własny rachunek, które muszą trollować rachunki pod koniec roku, aby ubiegać się o ulgi podatkowe.

1. Zapytaj, kiedy nadejdzie prawdziwy termin i czy możesz złożyć wniosek z opóźnieniem

W zależności od tego, kiedy organizacja ustala rok budżetowy i jak obsługuje rozliczenia międzyokresowe, termin składania raportów z wydatków mógł już minąć. Ale to niekoniecznie oznacza, że ​​jest już za późno na przesłanie rachunków. Inteligentni ludzie przestrzegają terminów. Jeśli ktoś powie Ci, że termin upływa w piątek pod koniec dnia, istnieje duża szansa, że ​​prawdziwy termin to poniedziałek rano lub później.

Poproś kogoś z księgowości lub swojego szefa o jasne szczegóły na temat prawdziwego terminu składania raportów wydatków i czy jest coś, co możesz zrobić, jeśli go przegapiłeś. Często tak jest. Jeśli możesz złożyć wniosek późno, bądź uprzejmy i łaskawy dla osób, które ci w tym pomogą, i pochyl się do tyłu, aby dostarczyć dokładnie to, o co proszą. Bądź szczegółowy. Pamiętaj, że wyświadczają ci przysługę. Postaraj się go zwrócić, ułatwiając im pracę.

2. Sprawdź zasady dotyczące paragonów

Jeśli wcześniej składałeś raporty z wydatków, prawdopodobnie znasz podstawowe zasady przesyłania rachunków. Ale czy znasz drobne szczegóły? Składając raport z wydatków na długo po poniesieniu wydatków, możesz stracić niektóre rachunki. Dowiedz się, czy istnieją zasady, takie jak wymaganie pokwitowań tylko w przypadku wydatków przekraczających 10 USD. Zapytaj również, czy możesz pokazać dowód wpłaty, podając wyciąg z karty kredytowej z wyróżnionym elementem zamówienia. Te szczegóły mogą zmienić świat w czasie, który zajmuje przygotowanie raportu z wydatków.

3. Zrób zarys przedmiotów i dat

Gdy nadejdzie czas, aby zacząć tworzyć raport zaległych wydatków, sporządzić zgrubną listę głównych wydatków, o które należy się ubiegać, takich jak zakupione przedmioty, podróż i gościnność klienta. Jeśli składasz wniosek tylko o jeden przedmiot lub jedną podróż, pomiń ten krok.

Jeśli element na liście jest wydarzeniem, takim jak wizyta u klienta lub konferencja, zanotuj daty. Następnie poniżej wydarzenia utwórz wpis na każdy dzień, taki jak ten:

Konferencja X: 1-3 czerwca

1 czerwca

2 czerwca

3 czerwca

4. Wizualizuj swoje wydatki

Łącząc wydatki związane z podróżami lub wydarzeniami, uważam, że warto najpierw wymienić największe wydatki (na przykład opłaty za lot, hotel i za uczestnictwo), a następnie próbować przywoływać lub wymyślać każdego dnia, aby pokryć mniejsze wydatki. Zrób to poniżej każdego dnia wpisu.

Lubię nakreślić ogólny zarys możliwych wydatków, a następnie wypełnić je, gdy je zapamiętam (kroki 5-7 zawierają kilka sztuczek wypełniania luk, gdy pamięć Cię zawiedzie). Zarys powinien zawierać tyle punktów, które dotyczą dat:

• Lokalizacja początkowa. Gdzie spałeś? Czy masz jakieś wydatki w tym miejscu, takie jak opłaty za Wi-Fi?
• Lokalna podróż. Pojechałeś gdziekolwiek, a jeśli tak, to jak się tam dostałeś (samochód, taksówka, serwis samochodowy, transport publiczny)? Jak wróciłeś Jeśli żądasz opłaty za przejechanie jednego kilometra, jaka była odległość?
• Posiłki. Gdzie jadłeś śniadanie, lunch i kolację? Czy kupiłeś jakieś napoje, w tym wodę butelkowaną i kawę lub przekąski?
• Kieszonkowe dzieci. Czy w ciągu dnia musiałeś kupić coś oczekiwanego lub nieoczekiwanego?
• Lokalizacja końcowa Gdzie zakończyłeś dzień? Za co tam zapłaciłeś?

Często po prostu zadając sobie te pytania, pomagasz sobie przypomnieć wydatki, o których w innym przypadku mógłbyś zapomnieć.

5. Przejrzyj pokwitowania

Jeśli masz stos rachunków, przejrzyj je teraz i dopasuj do utworzonego przez siebie konturu. Jest powód, dla którego najpierw nie robię tego kroku. Czasami wpływy zmieniają naszą pamięć w sposób, który pomija części dnia. Załóżmy na przykład, że spojrzałeś na swoje rachunki i zobaczyłeś, że zjadłeś szybkie śniadanie w kawiarni, a później zjadłeś lunch w miejscu konferencji. Teraz masz wyraźne wspomnienie tych dwóch wydarzeń i jesteś gotowy, aby przejść do następnego rachunku. Ale twoja pamięć mogła ominąć jazdę Uber za 15 USD między dwiema lokalizacjami po prostu dlatego, że nie miałeś fizycznego paragonu, aby uruchomić pamięć. Łatwo zapomnieć o szczegółach, gdy nie mamy wyzwalaczy.

6. Zeskanuj swój kalendarz

Kalendarz może zawierać więcej przypomnień, które pomogą Ci stworzyć dokładny raport z wydatków. Po wypełnieniu dnia otwórz kalendarz i zeskanuj go, aby sprawdzić daty podróży i ważne wydarzenia. Niektóre wpisy mogą wywołać twoją pamięć o wydatkach, a także o braku wydatków. Na przykład, jeśli partner biznesowy wysłał ci zaproszenie z kalendarza na kolację w dniu podróży, a ona zapłaciła, nie musisz martwić się o znalezienie rachunku za posiłek tej nocy.

7. Peruse Mint

Innym doskonałym miejscem do szukania brakujących wydatków jest Mennica. Mint to aplikacja do finansów osobistych, która łączy wszystkie transakcje finansowe w jedną stronę internetową i aplikację z możliwością wyszukiwania. Dzięki Mennicy możesz filtrować wszystkie wydatki związane z kartami kredytowymi i debetowymi według daty, co może pomóc Ci odkryć zapomniane wydatki. W tym przykładzie, który podałem wcześniej o pokwitowaniu Ubera, możesz znaleźć informacje, wyszukując datę w Mennicy, co ułatwi znalezienie prawdziwego pokwitowania w wiadomości e-mail.

Możesz także dodawać tagi w Mennicy do transakcji pozycji, a jeśli robisz to przez cały rok dla wydatków biznesowych, możesz łatwo znaleźć wszystkie wydatki, których potrzebujesz.

Wspomniałem wcześniej, że jeśli nie możesz znaleźć rachunku, możesz zapytać, czy możesz przesłać kopię wyciągu z karty kredytowej z wyróżnieniem pozycji na koszt. Ponownie Mint pomoże ci tutaj, ponieważ powie ci, której karty kredytowej użyłeś.

8. Nie zapomnij o wskazówkach i parkowaniu

Dwie kategorie wydatków, które łatwo przeoczyć, to napiwki i parking. Małe napiwki wypłacane gotówką, na przykład dla personelu sprzątającego w hotelu i dzwonków, nigdy nie są dostarczane z pokwitowaniem. Opłaty parkingowe mogą być również gotówkowe bez pokwitowania. Ale sumują się i są warte zdobycia, jeśli je stworzyłeś.