Zorganizuj się: 5 pomysłowych zastosowań Dropbox w biznesie

Małe firmy często skłaniają się ku usługom pamięci masowej w chmurze, takim jak Dropbox, ponieważ zapewniają one dużą wartość - ale tylko wtedy, gdy firmy wykorzystają je w jak największym stopniu.

Oto pięć sprytnych sposobów korzystania z Dropbox w Twojej firmie.

1. Użyj Dropbox jak serwer; Promuj przejrzystość

Być może najbardziej oczywistym sposobem korzystania z Dropbox w środowisku biznesowym jest alternatywa dla wspólnego serwera. Zwłaszcza w przypadku małych firm koszt konta Dropbox Business może być znacznie niższy niż zakup własnego serwera i zatrudnienie personelu do jego obsługi.

Używanie Dropbox jak serwera, bez względu na to, czy jest to serwer FTP, czy wspólna sieć z podłączoną pamięcią, pozwala wszystkim zdobyć te same pliki, aby mogli współpracować i mieć lepszą kontrolę wersji. Może stać się centralnym miejscem do przechowywania instrukcji kodeksu postępowania, informacji o korzyściach i przewodników po stylu, oprócz bardziej typowych plików związanych z pracą wymagającą współpracy.

Jeśli Twoja firma chce promować kulturę przejrzystości, udostępnianie innym pracownikom za pośrednictwem Dropbox innych dokumentów biznesowych, takich jak raporty finansowe i pokazy slajdów prezentowane inwestorom lub członkom zarządu, może być doskonałym krokiem we właściwym kierunku.

2. Udostępnianie tras podróży; Trzymaj je offline na urządzeniach mobilnych

Właściciele firm i pracownicy, którzy często podróżują, mogą potrzebować udostępnić swoje trasy innym osobom w biurze. Mogą polegać na innej osobie, która zarezerwuje dla nich podróż. Dzięki utworzeniu folderu z planami podróży każdy, kto musi znać miejsce pobytu lub szczegóły uzgodnień dotyczących podróży współpracownika, ma dostęp.

Co więcej, korzystając z aplikacji mobilnej Dropbox, podróżnik może oznaczyć swoje trasy jako „ulubione”, aby stały się dostępne offline, dzięki czemu są dostępne nawet na wysokości 30 000 stóp. (Jeśli jesteś osobą odpowiedzialną za rezerwację podróży innej osoby, wyobraź sobie, o ile prostsze może być to rozwiązanie niż wysłanie e-maila do podróżnika kopii trasy za każdym razem, gdy on lub on nie może go znaleźć, co bez wątpienia dzieje się cały czas).)

3. Odbierz faksy

Czasami, aby dowiedzieć się, w jaki sposób firmy korzystają z różnych programów i usług, odwiedzam firmy i przeprowadzam z nimi wywiad na temat tego, co robią. W zeszłym roku, podczas rozmowy z Vert (doświadczoną agencją marketingową i reklamową na świecie mobilnym), współzałożyciel Kevin Planovsky wyjaśnił mi, w jaki sposób jego firma zbiera faksy do chmurowego repozytorium pamięci - Vert faktycznie używa Boxa, a nie Dropboksa, ale konfiguracja obsługuje albo - za pomocą HelloFax.

Za każdym razem, gdy ktoś wysyła faks, HelloFax umieszcza wyjście cyfrowe w wyznaczonym folderze na Dropbox lub Box. Bardzo posuwa się o krok dalej, łącząc również narzędzie do zarządzania miejscem pracy Podio z systemem. Każdy przychodzący faks automatycznie tworzy w Podio zadanie informujące Planovsky'ego i jego współzałożyciela o przejrzeniu transmisji.

4. Dziel się mediami z klientami, klientami i partnerami

Jedną z ogromnych zalet korzystania z Dropbox jest to, że możesz z dużą elastycznością decydować, czy chcesz udostępniać pliki tylko wewnętrznemu zespołowi, czy też klientom i współpracownikom. Widzę zewnętrzne udostępnianie plików Dropbox, które najczęściej znajduje się w witrynach restauracji, które często udostępniają ich menu za pośrednictwem publicznego łącza Dropbox.

Zastanów się nad działalnością małej restauracji. Menu może się zmieniać codziennie. To bardzo obciążające środowisko, które nie działa na wielu urządzeniach biurowych. I nie wszyscy pracownicy muszą znać się na technologii. Jeśli restauracja utrzymuje swoje codzienne menu dostępne dla klientów za pośrednictwem Dropbox (zamiast, powiedzmy, strony internetowej), pracownik może bardzo łatwo upuścić plik PDF z menu dnia do odpowiedniego folderu, aby klienci mogli go zobaczyć, nie wymaga kodowania HTML. Link ze strony restauracji do lokalizacji menu na Dropbox zawsze będzie taki sam, więc nie będzie kłopotów, nie będzie musów.

Innym powszechnym sposobem korzystania z Dropbox przez firmy jest współpraca z partnerami przy projektach o szczególnie wizualnym charakterze, takich jak przeprojektowanie stron internetowych. Przechowując grafiki koncepcyjne i makiety w Dropbox, wszystkie zaangażowane strony mogą je przeglądać bez konieczności wysyłania dużych plików pocztą e-mail.

Jedna uwaga: łącza do kont Dropbox Business mają limit przepustowości 200 GB dziennie. Jeśli Twoje konto przekroczy limit, Twoje linki zostaną automatycznie (ale tylko tymczasowo) zawieszone. Dropbox twierdzi, że powiadomi administratora Dropbox pocztą e-mail, gdy wystąpi ten problem, ale w międzyczasie każdy, kto spróbuje uzyskać dostęp do łączy, zobaczy plik błędu zamiast pliku.

5. Test umiejętności kandydatów do pracy

Kandydaci do pracy w niektórych dziedzinach, takich jak programowanie i pisanie, zazwyczaj przystępują do testu podczas procesu aplikacyjnego. Dlaczego nie rozszerzyć tego pomysłu, testując umiejętności komputerowe kandydatów i zdolność do wykonywania instrukcji, prosząc ich o przesłanie określonych dokumentów do jednego z folderów w Dropbox?

Gdy kandydat przejdzie wstępny przegląd i przejdzie do fazy rozmowy kwalifikacyjnej, możesz zaprosić go do udostępnionego folderu i podać instrukcje dotyczące przesyłania, takie jak CV, próbka pisania, fragment kodu programowego, grafika, filmy - ty wpadnij na pomysł. Przekaż swoim kandydatom dokładne instrukcje, jak nazwać plik, jego maksymalny rozmiar itd., Aby przekonać się, jak łatwo i szybko mogą wykonać działanie. A jeśli test ten odzwierciedla regularne praktyki firmy, kandydat wcześnie poznaje sposób działania firmy. (Ten pomysł dostałem od organizacji o nazwie Nyaya Health. Zespół zatrudniający stosuje podobny test dla potencjalnych pracowników, tylko z narzędziem Asana do współpracy i zarządzania zadaniami, zamiast Dropbox).